СЧЕТ 71 РАСЧЕТЫ С

ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Почему задание начальника в рабочем чате нельзя просто лайкнуть и забыть?

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется:

Ф. И. О. подотчетных лиц;
даты и суммы выдачи подотчета;
подразделениям;
статьям затрат;
способы выплаты подотчета: безналичный (Дт 71 Кт 51).

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

По дебету счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником. По кредиту счета 71 отражается расходование денежных средств. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

При учете расчетов с подотчетными лицами у организации существуют два налоговых риска:

1.Отсуствуют, подтверждённые документами, расходы (по причине безответственного отношения подотчетных лиц к документам), а значит на каком основании был уменьшен налог на прибыль;

2.Признание налоговым инспектором перечисление подотчетных средств на расчетный счет сотрудника как завуалированный доход сотрудника, а значит, не исполнено обязательство перечислить НДФЛ в бюджет.

Для решения этих проблем необходимо:

1.В назначении платежа при оформлении платежного поручения указывать "выдача денежных средств под отчет...согласно заявления № дата" (эта информация подготовлена бухгалтерами сайта твой папа точка ком).

2.Принять в организации "Положение о работе с подотчетными лицами, авансовыми отчетами". Неустанно обучать и требовать от сотрудников выполнения этого положения

НА ПРАКТИКЕ

На практике были выявлены следующие проблемы:

1.Сотрудники организации (подотчетные лица) далеки от документальной работы. Подотченики теряют документы, покупают товар "за углом".

2.Устные договоренности с директором. Подотчетник приходит к бухгалтеру, говорит: “Олег знает”. Данные слова не подкрепляются документом с подписью директора.

3.Великое множество жизненных ситуаций с которыми сталкивается подотчетное лицо. Например, подотчетник берет в аренду автомобиль. Мойка автомобиля за чей счет?(с) tvoypapa.com Или у подотчетника нестандартная фигура. Он покупает вип-место в самолете. За чей счет оплачивается вип-место? Курортный сбор включается в расходы в авансовом отчете?

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

Пример учетной политики:

В организации принято Положение по работе с подотчетными лицами" №1 от 01.10.2020 г.

Согласно этому положению:

Бухгалтер выдает деньги под отчет на основании письменно оформленного “Заявления” (Приложение 1 (с) tvoypapa.com) от сотрудника.
В документе должно быть указано:
фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
должность;
сумма аванса;
дата составления заявления;
подпись подотчетного лица.
Деньги выдаются под отчет на любые цели, связанные с деятельностью Индивидуального предпринимателя ИП Плутон М.Н.:
на командировочные расходы: транспортные расходы (такси, самолет, РЖД, платные дороги, фрахтование), расходы на проживание не превышающие сумму 3500 рублей в сутки (отель, хостел);
на хозяйственные нужды: инвентарь и хозяйственная принадлежности (запасные части по ремонту техники).
На основании заявления работнику в течение рабочего дня готовится платежное поручение в банк.
Расходы подотчетных лиц принимаются только на основании оправдательных документов, имеющих обязательных реквизиты: наименование документа, наименование и реквизиты организации (ИНН, юридический адрес), выдавшей документ, наименование товара/услуги, кол-во, цена, дата, подпись ответственных лиц (с) tvoypapa.com.
Документы предоставляемые при покупки товара:
кассовый чек;
бланк строгой отчетности;
товарный чек;
квитанция к приходному кассовому ордеру;
накладная и счет-фактура.
При расчете за проживание в отеле:
квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура, кассовый чек;
счет подкрепленный чеком;
договор с актом приема (или заказ-наряда);
квитанция-договор.
При транспортных расходах:
квитанция на оплату услуги;
распечатанный электронный билет с указанием места перелета (приезда), датой и суммой;
распечатанный электронный кассовый чек с указанием места приезда, датой и суммой .
Любой другой документ не может быть принят бухгалтерией, при условии выполнения положения.
Перечень приобретенных товаров (услуг) работник приводит в документе “Сведениях о расходе подотчетных лиц” (Приложение 2). В документе должно быть указано:
фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
должность;
наименование материалов (услуг), кол-во, цена, сумма;
дата составления сведения о расходе подотчетных средств;
клиент и адрес (с) tvoypapa.com;
подпись подотчетного лица.
Сведение, вместе с подтверждающими документами, работник передает в бухгалтерию в течение одного месяца, с даты, когда были перечислены деньги под отчет.
Если ничего не куплено или остались неиспользованные денежные средства, то в срок 2-3 дня работник возвращает всю подотчетную сумму:
через перечисление подотчетной суммы на карту р/сч ВОЛГО-ВЯТСКИЙ БАНК ПАО СБЕРБАНК;
по договоренности с сотрудником сумма удерживается из заработной платы.
Сведения о расходе подотчетной суммы проверяется бухгалтером и оформляется авансовый отчет.
Общая задолженность или просроченная учитывается в авансовых отчетах. Раз в месяц происходит проверка и оповещение сотрудников для закрытия задолженности на конец отчетного периода (до закрытия квартала 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря).

ПРЕДЫДУЩИЙ СЧЕТ

СЛЕДУЮЩИЙ СЧЕТ